מעסיקים רבים נוטים לזלזל בתפקיד המזכירה, לטעמם לא נדרשים כישורים מיוחדים לתפקיד, זה רק:
לענות לטלפון, להיות שירותית, להיות מסודרת, תקתקנית, להיות ייצוגית ולעיתים אף שיווקית, לעשות שליחויות, לתאם פגישות, לדאוג לקניות,
לנהל יומנים, להזכיר, לצלם, לסדר, לתייק, להדפיס, להקליד, לשכתב, לעשות דוחות נתונים, טבלאות ועוד שלל פעולות מגוונות.
ואני שואל אם יש כל כך הרבה דרישות מהיכן מגיע הזלזול בתפקיד המזכירה?
האם מזכירה היא באמת רק מזכירה….
רבותי וגבירותיי זה הזמן לקום ולקבל במחיאות כפיים סוערות את "מנהלת המשרד".
דרושה מזכירה– out מנהלת משרד – in
בחשיבה המודרנית של ימנו המזכירה היא בפרקטיקה מנהלת המשרד, מי שאחראית על הפעולות הרבות שציינו למעלה ומכאן מגיעים למסקנה המתבקשת שהיא לב ליבו של הארגון וברוב מקרים היא גם המייצג והפנים של החברה.
כלשון האמרה: "המזכירה הינה לב הארגון"
תפקיד המזכירה השתתנה והשתדרג בשנים האחרונות ומעסיקים רבים החלו לחפש "מזכירות איכותיות" שיהוו את הפנים של החברה ויישלטו ביד רמה בכול הנוגע לאדמיניסטרציה בארגון, בין אם זה בחברות הייטק, שילוח, אלקטרוניקה, חברות בנייה ועוד.
לא כל אחת מתאימה
עם עלייתן של הציפיות מאותה מזכירה, כמובן גדל גם רף השכר בהתאמה והיום מזכירות איכותיות בארגונים מובילים יכולות לקבל שכר של 8,000 ש"ח וגם הרבה יותר מזה.
בשל הדרישות החדשות לתפקיד ניהול משרד, רוב המעסיקים מבינים שלא כול מועמדת שמדברת בלי שגיאות ויכולה להניף את השפופרת ולהגיד "הלו" תתאים לתפקיד הנ"ל ולכן באיתור המזכירה האיכותית נדרשת יכולת אבחנה ומיון בבחירת המועמד/ת.
מציאת מזכירה
את המיון הנ"ל זה רצוי להשאיר בידי מומחים לעניין. המומחים לנושא יכולים להיות חברות כוח אדם מנוסות שמתמחות בהשמות בתפקידי "אדמיניסטרציה" ומכירות את דרישות השוק שמשתנה כל הזמן ומציב דרישות חדשות בהתאמה לשוק העבודה המתפתח.
האם חיסכון ברמת העובד הוא באמת חיסכון?
ארגונים שחושבים "לחסוך" בעלויות של השמת עובד מתאים מוצאים את עצמם עם הזמן נכנסים לתהליך ארוך ומייגע שבסופו הם מוצאים עצמם מבזבזים הרבה יותר כסף וזמן מה גם שמד העצבים שלהם נמצא בעלייה.
בשורה התחתונה
אם חשקה נפשכם ב- "לא רק מזכירה" כדאי לתת למומחים בנושא לטפל לכם במיון ולמצוא לכם את העובד המתאים.
הרי כשהרכב נהרס אתם לא מנסים לתקן אותו לבד, במיוחד שהתיקון הוא לא סתם עוד תיקון…
